Personvernerklæring

Soon Cheerleading (SCRebels) tar utøver og/eller foresattes (heretter omtalt som «brukeren») personvern alvorlig og vi behandler dataene på lovlig vis, i samsvar med gjeldende lover og forskrifter om personvern.

Formålet med behandlingen av opplysningene

Soon Cheerleading behandler personopplysninger i forbindelse med styrearbeidet og medlemsoppfølging, herunder håndtere inn- og utmeldinger, ventelister, drakter, bestillinger, påmeldinger, ajourhold av medlemsregister, fakturering, purringer, kommunikasjon med medlemmene samt eksterne aktører som kommunen, underleverandører og potensielt nye medlemmer. SCRebels verken gir bort eller selger personopplysningene til eksterne parter.

Informasjonen som behandles

Soon Cheerleading mottar informasjon om brukeren via G-suite (Google) eller Min Idrett (Norges Idressforbund). Informasjonen som mottas gjelder utøver- og foresatteinformasjon knyttet til registrering på venteliste, prøvetime, innmelding, påmeldinger til arrangement, bestilinger, utmelding og annen kommunikasjon som sendes via epost.

Venteliste

  • Informasjon om utøveren: Navn på utøver, Utøvers fødselsdato, Informasjon om utøveren
  • Informasjon om foresatt: E-postadresse, Foresattes mobil
  • Informasjon om lag: Lag

Informasjonen benyttes til å kontakte bruker når det er ledig plass på ønsket lag.
Informasjonen slettes fra skjemaet så fort brukeren enten har avvist plassen eller er innmeldt.

Prøvetime

  • Informasjon om utøveren: Navn, fødselsdato,
  • Informasjon om foresatt: E-postadresse, navn, telefonnummer
  • Informasjon om lag: dato for første prøvetrening, samtykke

Informasjonen benyttes til å sikre foresattes samtykke for eventuelle skader under prøvetrening. Det er først når bruker er innmeldt at forsikringen fra NIF gjelder, og på prøvetrening må utøver selv stå for forsikring.
Informasjonen slettes fra skjemaet så fort de to prøvetreningene er gjennomført og brukeren er innmeldt.

Innmelding

  • Informasjon om utøveren: Navn, fødselsnummer, adresse, postnr og -sted, telefonnummer, epostadresse, pass (norsk eller utenlandsk).
  • Informasjon om foresatt: Navn, telefonnummer, epostadresse.
  • Informasjon om lag og samtykke: Lag, Samtykke bildebruk, Samtykke klubbregler

Informasjonen benyttes til å opprette brukeren i Spond. Spond vil på grunn av krav fra Kulturdepartementet synkronisere alle medlemsdata til Klubbadmin/Min Idrett (levert av Norges Idrettsforbund – NIF). Medlemmet registreres også i det interne «draktregnskapet» samt samt faktureringssystemet (Spond / Visma eAccounting).

Informasjonen slettes fra skjemaet når utøver er utmeldt.

Personnummer i Spond

I forbindelse med NIF-integrasjon kreves fødselsnummer (11 siffer). Årsaken til dette er at Kulturdepartementet har pålagt NIF å sikre at alle medlemmer kan spores tilbake til én enkeltperson. For å kunne møte dette pålegget gjør NIF et oppslag av fødselsnummeret mot folkeregisteret idet klubben rapporterer inn medlemmet som et aktivt klubbmedlem. 

Selv om fødselsnummer ikke regnes som en sensitiv personopplysning av Datatilsynet er det lagt strengere føringer til behandling av slike opplysninger. Siden fødselsnummer er et krav fra NIF, så er Spond tvunget til å etterkomme kravet for at klubben skal kunne bli NIF-integrert. 

Når klubben eller medlemmet oppgir fødselsnummer til et medlem blir det sendt kryptert og lagret hos Spond. Dersom en klubbadmin senere klikker seg inn på et medlem vil kan bare se deler av fødselsnummeret (fødselsdatoen, men ikke siste 5 personnummer-siffer). Det er altså ikke mulig for klubbadmin å se hele fødselsnummeret til noen av medlemmene. 

Påmeldinger

  • Informasjon om utøveren: Navn, Spesielle hensyn, informasjon om aktiviteten
  • Informasjon om foresatt: E-postadresse,
  • Informasjon om lag: Lag

Informasjonen benyttes til å finne ut antall deltakere på et arrangement, om det er allergier eller annet som det skal tilrettelegges for.
Personinformasjon slettes etter tre måneder, annen informasjon tas vare på for gjenbruk og historikk til senere arrangement.

Bestillinger

  • Informasjon om utøveren: Navn, lag, størrelse, antall
  • Informasjon om foresatt: Navn, epost, mobil

Informasjonen benyttes til å gjøre bestillinger av f.eks. klubbklær eller annet.
Informasjonen slettes så fort det bestilte er utlevert til brukeren.

Utmelding

  • Informasjon om utøveren: Navn, Årsak
  • Informasjon om foresatt: E-postadresse
  • Informasjon om lag: Lag

Informasjonen benyttes til å melde brukeren ut av Min Idrett samt ajourholde draktregister
Informasjonen slettes så fort drakten er innlevert og utestående fakturaer er innbetalt.

Rett til innsyn, retting og sletting

Etter personopplysningsloven har den enkelte rett til innsyn i egne personopplysninger. Dersom noen av de lagrede opplysningene er feil, vil det være adgang til å få de rettet eller slettet.

Underleverandører

Soon Cheerleading benytter seg av følgende underleverandører, og viser til underleverandørenes retningsllinjer om personvern og informasjonssikkerhet: